Excel:

Nella presente newsletter si parla di un esempio possibile di utilizzo della formattazione condizionale ovvero quel comando che colora il modo dinamico le celle in base ad una condizione impostata.
Nel caso specifico, ciò che viene mostrato nella cella non è un colore specifico del carattere o dello sfondo della cella ma una vera e propria forma che nel comando è denominata icona e che può essere una freccia, un semaforo, un cerchio ed altro.
Nell'esempio vengono anche utilizzate la funzione di calcolo condizionale CONTA.SE ed il carattere jolly asterisco *.
I caratteri jolly sono molto importanti e meritando decisamente una trattazione più approfondita.
Si ipotizza di avere 10 progetti e si vuole tenere sotto controllo lo stato avanzamento lavori in termini percentuali di realizzazione delle varie fasi di ogni progetto.
Il calcolo delle percentuali si basa su un foglio nascosto (Sal progetti) in cui sono indicati i vari progetti, il totale complessivo delle fasi (non tutti i progetti hanno lo stesso numero di fasi) e sono indicate le varie fasi.
Al termine di ciascuna fase di ciascun progetto, bisogna contrassegnare la fase completata con una x.
L'immagine sottostante mostra, invece, il prospetto di riepilogo aggiornato in base ai dati inseriti nel foglio nascosto.
Per ogni progetto è indicata la percentuale di completamento che è stata raggiunta.



Posto che il foglio nascosto da cui il prospetto attinge i dati si chiama "Sal progetti".
La funzione presente nella cella B3 e poi estesa alle celle sottostanti è:=CONTA.SE('SAL PROGETTI'!D2:K2;"*")/'SAL PROGETTI'!C2.
La funzione CONTA.SE conta quante volte sono piene le celle dell'intervallo D2:K2 del foglio "Sal progetti", nelle quali va digitata la x ogni volta che termina una fase.
Come criterio tra virgolette non appare la X ma l'asterisco * che significa "presenza di qualsiasi carattere".
Questo per prevenire il fatto che l'utente possa per errore inserire un carattere diverso dalla X, il che andrebbe ad inficiare il calcolo con il CONTA.SE, se questo prevedesse solo la X come carattere digitato.
Il risultato è diviso per la cella C2 del foglio "Sal progetti" dove è presente il numero complessivo delle fasi del progetto.
In altre parole la funzione divide le fasi completate per le fasi complessive e siccome la cella è formattata come percentuale, restituisce un valore che rappresenta la percentuale di completamento del progetto.
Per avere un impatto visivo maggiore, si decide di formattare le celle facendo apparire delle icone in base a determinate condizioni.
Si sceglie di far apparire i semafori come icone e le condizioni sono 4: progetto ancora non iniziati, progetti iniziati ma ancora non arrivati a metà (ovvero giunti al massimo al 49%), progetti arrivati almeno a metà percorso ma ancora non terminati (ovvero giunti al massimo al 99%) e progetti terminati.
Le condizioni sono 4 per cui si sceglieranno 4 icone di semaforo.
Come si agisce? Selezionare l'intervallo celle B3:B12 poi portarsi sulla scheda HOME, gruppo di comandi STILI e cliccare prima su FORMATTAZIONE CONDIZIONALE poi su SET DI ICONE e poi sulle icone dei 4 semafori che si trovano nella categoria Forme (le altre categorie sono Direzionale, Indicatori e Classificazioni). Le icone vengono applicate ma il lavoro ancora non è finito.
A sinistra si può vedere la finestra con le icone (esistono soluzioni da 3, 4 o 5 icone al massimo) ed a destra il prospetto dopo l'applicazione delle icone.



Come si può notare, i colori non rispettano le condizioni desiderate.
Ad esempio i progetti 1 e 9 non sono terminati eppure il semaforo è verde così come il progetto 10 è iniziato ma il semaforo è nero.
Questo accade perché la formattazione viene applicata a regole predefiniti che vanno modificate.
Oltretutto sono sempre applicate a valori percentuali e ciò va bene in questa occasione, ma se nella cella fossero presenti non valori percentuali ma assoluti, allora è necessario cambiare il tipo di valore nella finestra di modifica delle regole di formattazione.
Già, ma come si accede a tale finestra? Basta selezionare anche una sola celle tra quelle formattate, andare di nuovo sul comando FORMATTAZIONE CONDIZIONALE poi su GESTIONE REGOLE che si trova in basso nell'elenco contestuale.
Nella finestra viene mostrata la regola applicata. Occorre fare doppio clic sulla regola oppure un singolo clic e poi premere su MODIFICA REGOLA, per entrare nella finestra di modifica.



La modifica delle regole avviene modificando quelle predefinite.
Come si può notare nell'immagine in basso a sinistra, il semaforo verde si applica ai valori da 75% in su, il giallo da 50% a 74%, il rosso da 25 % a 49% ed il nero dal 24% in giù.
Non si tratta delle regole che si volevano applicare ed ecco perché bisogna intervenire.
Si noti anche che nella sezione Tipo è presente, come accennato poche righe sopra, il tipo percentuale che per il nostro esempio va bene.
Le modifiche da effettuare sono solo due:

• Il semaforo verde si applica solo al valore 100%. Non è previsto l'operatore di confronto = per cui bisogna scegliere >=100 (non ci sarà mai un valore più alto del 100%).

• Mentre il semaforo giallo si adatta in automatico a mostrare i valori maggiori o uguali al 50% ma inferiori al 100%, bisogna intervenire su semaforo rosso e prevedere che si applichi per valori maggiori o uguali ad 1% ed in automatico minori al 50%. Il semafori nero si adatta di conseguenza, a mostrare i valori inferiori all'1%. Tutti i valori che rappresentano i parametri possono essere digitati a mano nella finestra della formattazione condizionale oppure inseriti all'interno di celle che vengono poi usate come riferimento nella finestra di modifica delle regole.



Dopo aver confermato la modifica della regole, il prospetto appare con i semafori previsti nelle condizioni iniziali.
Il colore dell'icona verrà modificato ogni volta che il foglio Sal progetti viene aggiornato.
Ad esempio, appena verrà valorizzata con una X o qualsiasi altro carattere la fase 1 del progetto 2, il semaforo passerà in automatico da nero a rosso.
La funzionalità è molto comoda e di impatto visivo!